É tempo de planejar!
Vamos começar esta matéria com algumas definições sobre Planejamento Estratégico.
De acordo com Michael Porter, uma estratégia pode ser definida como um conjunto de ações ofensivas ou defensivas para criar uma posição em uma determinada indústria, com a finalidade de enfrentar com sucesso as forças competitivas e obter um retorno maior sobre o investimento.
No contexto empresarial, o planejamento, ou pensamento estratégico, é um processo contínuo de criação, implementação e avaliação de decisões que orientam e permitem a uma organização atingir seus objetivos.
Segundo Gitman, o Planejamento Financeiro oferece uma orientação, diretriz e controle das providências tomadas pela organização para atingir os objetivos, e para isto é necessário ativar dois elementos essenciais do processo de Planejamento Financeiro: o Planejamento de Caixa e o Planejamento de Resultados.
Quando falamos de planejamento a longo prazo, estamos falando de estratégias, e a curto prazo de planejamento operacional.
Isto nos revela que, para que nossa estratégia seja atingida, precisamos de controle sobre os investimentos, custos e despesas.
Portanto, podemos concluir que Planejamento Estratégico e Planejamento Financeiro estão intrinsecamente ligados e devem ser monitorados de forma integrada.
E é aí que vem o grande desafio dos gestores e executivos de Finanças!
Como definir a estratégia corporativa e como implementar ações dentro dos limites de recursos definidos no Planejamento Orçamentário se mantendo dentro das regras de transparência e ética da organização?
Para responder algumas perguntas sobre este tema, entrevistamos Andrezza Bonatti – Diretora Financeira da UBM BRAZIL que nos deu ótimos insigths e dicas baseadas em sua experiência profissional e que queremos compartilhar com vocês.
Planejamento Estratégico e Orçamentário
QAP com Andrezza Bonatti
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O que é importante para se ter um planejamento orçamentário de sucesso?
O planejamento orçamentário é um trabalho estratégico que nos permite maior visibilidade sobre a situação financeira do negócio, seja histórico, presente e futuro. Ou seja, é uma ferramenta que ajuda na gestão do dia-a-dia da empresa.
É muito importante que ocorra essa mudança de cultura dentro da empresa, pois o entendimento equivocado dos benefícios acaba não contribuindo para um controle adequado.
O papel do Financeiro, neste caso, é mostrar, a partir de números e controles, esses benefícios e onde queremos chegar, ajudando na mudança de cultura da empresa.
É necessário demonstrar como o orçamento oferece melhor visibilidade do negócio, uma vez que foi construído com a liderança de cada área e debatido com análise crítica, gerando questionamentos.
Estes questionamentos são essenciais para que tenhamos um orçamento realista para auxiliar no crescimento da empresa.
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Quais são os facilitadores de se ter um Planejamento Estratégico e Orçamentário estruturado e disseminado na empresa?
Conhecer o negócio e envolver toda a liderança é um fator facilitador para construção de um Plano Estratégico e um Plano Orçamentário.
Entender a empresa é essencial para atuarmos como facilitadores no processo de tomada de decisões pelo Comitê Executivo.
A contribuição de cada área funcional com olhares complementares e específicos em relação ao mercado, ao negócio, aos órgãos regulatórios, ao consumo de recursos e principalmente sobre os desvios e lições aprendidas dos anos anteriores (histórico).
É também fundamental gerar visibilidade e transparência na construção futura das metas, objetivos, investimentos e custos que serão apresentados no Planejamento Estratégico e Orçamentário.
Outro facilitador do planejamento é permitir um melhor controle estratégico do negócio, demonstrando com clareza os resultados atingidos ao compararmos planejado versus realizado, visando manter o negócio em crescimento.
Um fator de sucesso é definir de forma clara e realista as premissas e diretrizes que irão nortear o Planejamento, que deve ser desafiador e realista para um crescimento viável.
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Quais os pré-requisitos básicos para um Planejamento Estratégico e Orçamentário bem estruturado?
O envolvimento das áreas da organização é fundamental!
O Financeiro não faz o orçamento, ele dá suporte para tomada de decisão através de seu conhecimento do negócio e de uma análise crítica em conjunto com o comitê estratégico, para que essa decisão não seja muito tradicionalista nem irreal.
É importante construir anualmente o Orçamento Base Zero. Devemos reconstruir a partir de base zero para repensarmos e revalidarmos 100% da estratégia anterior em relação a estratégia futura de negócio, baseado na situação atual e futura do mercado.
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Sabemos que uma das maiores dificuldades está em manter as áreas dentro do planejado seja no Plano Estratégico ou no Plano Orçamentário. Que dica você dá para que a empresa consiga se manter no planejamento sem impactos nos resultados com mudança de rotas continuas que podem afetar drasticamente os resultados financeiros?
O grande desafio é manter um controle e um monitoramento eficaz sobre os KPI’s, que permitam correção de rota imediata quando desvios forem identificados.
É necessário definir controles eficientes e padrão que, de forma rápida, facilitem também a gestão e a tomada de decisão ao se detectar qualquer desvio.
Somente com reuniões mensais, com comunicação clara sobre os motivos dos desvios, permitindo uma ação sobre correção de rota da causa e não do problema e que se consegue melhoria continua neste processo.
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Quais os maiores riscos caso a empresa opte por não fazer um Planejamento Estratégico e Orçamentário Anual ou não efetuar revisões?
Entre os maiores riscos estão a falta de sustentabilidade e crescimento futuro do negócio.
Também devemos frisar a falta de clareza dos produtos e serviços que são rentáveis, ou não, naquele momento. Os produtos devem ser rediscutidos em cada ciclo anual de Planejamento.
Para reduzir estes riscos, devemos revisitar os Planos Estratégicos e Orçamentários trimestralmente. Caso as mudanças de mercado e movimentos de concorrência, não sejam monitorados e não se reflitam no orçamento, podem gerar desvios financeiros que futuramente impedirão qualquer tipo de correção causando impacto financeiro para empresa, o que pode gerar não só riscos, mas perda de oportunidades.
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Quais são os maiores riscos na sua implementação e monitoramento?
Os maiores riscos são a falta de comunicação e de disseminação das premissas.
A falta de alinhamento e de desdobramento estratégico para toda a companhia pode deixar a empresa sem sincronicidade, sem integração.
Por isso, a apresentação e divulgação de relatórios padrão, através de comunicados ou reuniões periódicas a partir de um calendário anual, auxiliam a empresa a dar clareza dos resultados e a engajar toda a corporação.
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Notamos que várias empresas que tem matriz no exterior e tem que obedecer às diretrizes externas tem muitas dificuldades de relacionamento ocasionados pelo não entendimento das nossas regulamentações, impostos, normativos do mercado brasileiro. Como atuar para fortalecer este relacionamento e facilitar a vida dos gestores financeiros nesta relação internacional?
A comunicação é a única forma de fortalecer o relacionamento e manter a credibilidade. Temos que nos fazer entender dando clareza das nossas formas e regras locais, sejam em relação a forma de cobrança de impostos, de normativas e regulatórios do segmento, ou até mesmo de políticas internas e nacionais.
Entender o que o grupo Global tem como valores, estratégias, expectativas e metas é fundamental já que estamos aqui para atender ao grupo de acordo com as politicas e legislação.
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Quais as dicas para o sucesso do Planejamento Estratégico e Orçamentário?
Não há como definir orçamento anual sem visão estratégica do futuro do negócio que sustente os investimentos.
A meta não pode ser conservadora, e nem tampouco irreal, deve ser desafiadora para ajudar a alavancar o negócio.
É importante ter um calendário anual com agenda trimestral para revisão, dando visibilidade e comunicando de forma adequada a situação planejada versus a realizada.
Ou seja, a comunicação é a chave para o sucesso, tanto para o negócio local, como para fortalecer o relacionamento com o corporativo ou grupo Global.
A comunicação clara, com dados que sustentem as informações, facilita o entendimento dos dois lados, mostrando os benefícios e resultados esperados.
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O que a empresa ganha com isto?
A empresa consegue atingir os resultados planejados para o negócio.
O Planejamento Orçamentário permite gerenciar o quanto as áreas cumpriram seus papéis neste crescimento.
Gera maior entendimento do negócio e do segmento devido as discussões internas e dá visibilidade de como cada área funcional contribuiu para o resultado das demais áreas e para o atingimento da estratégia previamente definida.
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Quais os benefícios e resultados para o profissional desta área ao implementar um Plano Estratégico e Orçamentário na empresa?
Os benefícios são claros: o background, o fortalecimento do know-how e o olhar sistêmico do negócio.
A acumulação de know-how estratégico, de processos, de controles, de compliance, de mercado e do segmento formam profissionais mais completos e sólidos para a gestão financeira do negócio.
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As dicas acima valem para qualquer tipo de negócio? Venda de produtos, venda de serviços em qualquer plataforma, ex. e-commerce ou loja física?
Sim. O know-how adquirido dentro da Área Financeira, com Planejamento Estratégico e Orçamentário permite atuar em qualquer segmento.
É uma grande oportunidade de crescer e evoluir seu negócio e conquistar novas oportunidades de carreira.
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Sob o ponto de vista Financeiro, onde uma empresa de consultoria em gestão empresarial, projetos e processos como a QAP Consultoria poderia ajudar as empresas?
Poderia ajudar na construção e revisão de processos de forma lean, evitando desperdícios, pois nem sempre as equipes internas têm o olhar técnico para realizar melhorias.
A QAP trouxe esse olhar lean, agilidade, clareza de papeis e a criação de políticas e procedimentos.
Quando algum processo não está documentado, as informações se perdem com a troca de funcionários, o que deixa a empresa vulnerável a riscos.
A criação de políticas integra a empresa numa atuação clara e alinhada, fortalecendo o DNA dentro das diretrizes corporativas.
O know-how, a forma de como este trabalho deve ocorrer e quando e como implementar, são pontos que somente uma consultoria como a QAP poderia auxiliar as empresas.
Ou seja, a QAP auxilia na construção da maturidade e da cultura do negócio.
Nossos agradecimentos especiais a Andrezza que com muita disponibilidade e competência nos cedeu um pouco da sua experiência e vivência na área.
Esperamos que esta matéria seja útil, não só para os profissionais atuantes na área, mas principalmente para os estudantes em curso que ainda não definiram uma carreira e que passaram a conhecer aqui, um pouquinho da área Financeira.
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Aguardem outros artigos sobre este tema ou outros do mundo corporativo.
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